Inwentaryzacja jest konieczną czynnością rachunkową mającą na celu szczegółowy spis z natury składników majątkowych rzeczowych i pieniężnych oraz wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem faktycznym, a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Ustalenie stanu rzeczywistego aktywów i pasywów polega na: - uzgodnieniu zapisów księgowych ze stanem faktycznym - rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek - dokonanie oceny przydatności składników objętych spisem - zapobieganie nieprawidłowościom w gospodarce materiałowej /składowanie nadmiernych ilości, nieprzydatność materiałów/ Rodzaje inwentaryzacji: - spis z natury – dokonywany jest na podstawie pomiarów i obserwacji spisywanego majątku, przez komisję inwentaryzacyjną.
Obejmuje środki trwałe, składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie oraz papiery wartościowe. Inwentaryzacja obejmuje również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych osób powierzone do przechowania, sprzedaży, używania lub przetwarzania /art. 26 ust.
O rachunkowości/. - uzgadnianie sald z kontrahentami – obejmuje stan należności i zobowiązań, stan środków na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty. - weryfikacja stanu ewidencyjnego – dotyczy składników niemożliwych do obejrzenia tj. grunty rolne, należności publicznoprawne itp. Metody inwentaryzacji: Inwentaryzacja może być przeprowadzona w sposób tradycyjny – ręcznie lub elektronicznie wykorzystując znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych.
Dane takie przetwarzane są przez odpowiednie oprogramowanie współdziałające z bazami danych. Instrumenty wspomagające elektroniczną inwentaryzację to: - oprogramowanie do zarządzania majątkiem - drukarki etykiet - czytniki kodów kreskowych i kody kreskowe - kolektory danych oraz tagi Inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się co najmniej raz w roku, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.